La certification qualiopi représente un enjeu de taille pour l’ensemble des organismes de formation. Elle permet à ces structures de bénéficier notamment des fonds publics et mutualisés de la formation. Cependant, cette accréditation exige un audit dont la préparation peut nécessiter plusieurs mois de travail. Pour ce faire, la seule alternative pour gagner en temps et en efficacité c’est de se faire accompagner par un cabinet spécialisé. Comment fonctionne alors l’accompagnement pour obtenir la certification qualiopi ?
Un diagnostic préalable
Pour obtenir une accréditation, quel que soit le type, il est important de recourir aux prestations de conseil d’un cabinet spécialisé. Ainsi, avant toute autre démarche, un bon accompagnement qualiopi commence nécessairement par la réalisation d’un diagnostic. Il s’agit d’une étape cruciale qui permet de connaître l’état de la situation actuelle de l’organisme de formation. De façon pratique, ce diagnostic personnalisé apporte la lumière sur :
Le nombre d’indicateurs à valider ;
Le temps de réalisation ;
Le budget nécessaire.
En général, le nombre d’indicateurs à valider varie en fonction de la nature de l’organisme de formation. Dans certains cas, les formations par apprentissages doivent valider au minimum 30 indicateurs tandis que les bilans de compétences n’en requièrent que 20. En d’autres termes, la demande d’un diagnostic permet d’avoir un rapport bien détaillé sur les différents points de l’audit avec l’indication de leur conformité.
Après la réalisation du diagnostic, le cabinet spécialisé en audit qualiopi met à disposition du demandeur tous les éléments de preuves. En effet, il s’agit des éléments indispensables à la validation de l’ensemble des indicateurs qualiopi des organismes de formation. Dans le référentiel national qualité, il faut noter qu’il existe 32 indicateurs et chacun d’eux nécessite des éléments de preuves précises. En ce qui concerne les deux premiers indicateurs, il faut retenir que :
Indicateur 1
Ce premier indicateur exige que le prestataire fournisse un renseignement bien détaillé et vérifiable sur les différents services proposés. Dans cette optique, le cabinet d’audit doit fournir des éléments de preuves en l’occurrence tous les supports et outils d’information. Autrement dit, il est question de supports de publicité ou encore des conditions générales de vente.
Indicateur 2
Pour ce deuxième indicateur, le prestataire doit diffuser des résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre. Les éléments de preuves à fournir dans ce cas d’espèce sont entre autres les rapports d’activités, les bilans et les résultats d’enquêtes. Par ailleurs, pour fournir les éléments de preuves dans un délai raisonnable, les organismes certificateurs utilisent des outils spécifiques. Cette démarche implique souvent un coût plus ou moins onéreux. En règle générale, le tarif accompagnement qualiopi varie en fonction du type de prestation proposé par chaque structure d’accréditation. L’idéal serait tout de même de faire appel à un cabinet d’audit qualiopi qui propose un tarif parfaitement adapté à votre budget.
Une fois que l’entreprise de formation répond aux différentes exigences de la certification qualiopi, le prestataire fixe une date pour l’audit. De commun accord, les deux partenaires définissent tous les détails liés à la réalisation de l’audit. La durée varie généralement en fonction de la situation du demandeur : taille de l’entreprise, nombre de sites à auditer, catégories d’action, etc. À la fin de l’audit, l’entreprise peut ainsi disposer de sa certification qualiopi. Par ailleurs, pour maximiser sa réussite, certains cabinets proposent au préalable un audit à blanc. Concrètement, il s’agit d’un moyen de s’exercer dans les conditions réelles avant le jour même de l’audit. En parallèle, il existe des organismes certifiant qui propose très rapidement une date pour l’audit. Pour cela, il est important de choisir un certificateur qui dispose d’un réseau d’un vaste réseau d’auditeurs déployé sur tout le territoire.
